Zusatzmodule für IServ
Inhalt
Dokumentation:
Formulare für IServ
Installation
Das Modul kann bequem über die Paketverwaltung Ihres IServs installiert werden. Die Installation ist nur mit einer Lizenz möglich. Wenden Sie sich an den Support von IServ, wenn Sie Probleme mit der Installation haben. Das Paket wird wie alle IServ-Pakete auch automatisch aktualisiert.
Rechte
Das Modul bietet folgendes Recht:
- Formulare verwalten
- Benutzer mit diesem Recht dürfen eigene Formulare erstellen und können als Verwalter bei von anderen erstellten Formularen eingetragen werden.
Grundlagen
Das Modul erlaubt das Erstellen von individuellen Formularen mit unterschiedlichen Zielgruppen und Einsatzzwecken:
- Formulare für interne Teilnehmer (Ideensammlung, Projektanmeldung, Anträge etc.)
- Formulare für externe Teilnehmer ohne IServ-Account (Anmeldungen, Datenschutzabfragen etc.)
- Formulare für Eltern (Anmeldungen für Ausflüge, Mensa etc.)
- Ein- und mehrmalig ausfüllbare Formulare
- Zeitgesteuerte Formulare
Formulare verwalten
Über die Navigation Formulare und dann Verwalten kommen Sie in den Verwaltungsbereich des Moduls. Dort können Sie neue Formulare hinzufügen
und alle verwalten, die Sie erstellt haben oder die Ihnen freigegeben wurden.
Verwaltungsübersicht
Formular hinzufügen
Ein Formular besteht aus vier Komponenten:
| Formular | Titel, Beschreibung etc. |
|---|---|
| Verwalten | Einstellungen, wer das Formular verwalten darf. |
| Teilnehmer | Einstellungen, wer das Formular ausfüllen darf. |
| Felder | Die eigentlichen Felder bzw. Fragen des Formulars |
Formular
Formular
| Titel | Der Titel/Name des Formulars. |
|---|---|
| Zusammenfassung | Die Zusammenfassung wird registrierten Benutzern auf der Formularübersichtsseite angezeigt. |
| Beschreibung | Die formatierbare Beschreibung des Formulars wird beim Ausfüllen zuoberst angezeigt. |
| Einmalig ausfüllen | Standardmäßig können Formulare mehrfach ausgefüllt werden. Sie können einschränken, dass das Formular nur einmal ausgefüllt werden kann. Bitte beachten Sie, dass dies nicht für externe Teilnehmer möglich ist. |
| Bestätigungstext | Dieser Text wird angezeigt, nachdem das Formular ausgefüllt wurde. Er wird auch in den Bestätigungs-E-Mails verwendet. |
| E-Mail-Bestätigung | Sie können einstellen, was für E-Mails als Bestätigung an den Benutzer gesendet werden. Die E-Mail kann die Formulardaten enthalten oder nicht. Der Versand kann auch deaktviert werden. |
Verwalten
Sie können festlegen, welche Benutzer dieses Formular verwalten können. Standardmäßig hat nur der Eigentümer vollen Zugriff auf dieses Formular. Sie haben die Wahl, ob Sie Ihr Formular allen Benutzern mit dem Recht
Formulare verwalten zur Verwaltung freigeben möchten oder einer bestimmten Auswahl an Benutzern oder Gruppen. Benutzer und Gruppen müssen über das entsprechende Recht verfügen.
| Verwalten freigeben an | Auswahl aus Nur Besitzer, Alle privilegierten Benutzer oder Folgende privilegierten Benutzer und Gruppen. |
|---|---|
| Verwaltende Benutzer und Gruppen | Nur auszuwählen wenn obiger Punkt auf Folgende privilegierten Benutzer und Gruppen steht. |
| Zusätzliche Empfänger | Alle Formularabgaben können an zusätzliche Empfänger per E-Mail versandt werden. |
Achtung: Bitte achten Sie darauf, dass Sie Formular nicht so bearbeiten, dass Sie sich selbst das Recht nehmen, das Formular zu verwalten. Die Änderung wird aktuell ohne Nachfrage durchgeführt und Sie landen anschließend auf einer Fehlerseite!
Teilnehmer
Ihnen steht eine Reihe von Optionen zur Verfügung, mit denen Sie einstellen können, wer ein Formular ausfüllen darf. Sie können Formulare für alle Benutzer, für bestimmte Gruppen und/oder für externe Teilnehmer freigeben. Zudem kann eine automatische Zeitsteuerung aktiviert werden.
| Interne Teilnehmer | Auswahl aus keine, Ja, alle Benutzer oder Ja, beschränkt auf folgende Gruppen. |
|---|---|
| Gruppen | Nur auszuwählen wenn obiger Punkt auf Ja, beschränkt auf folgende Gruppen steht. |
| Eltern | Auswahl aus keine, Ja, alle Eltern oder Ja, beschränkt auf die Eltern der folgenden Gruppen. |
| Eltern der Gruppe | Nur auszuwählen wenn obiger Punkt auf Ja, beschränkt auf die Eltern der folgenden Gruppen steht. |
| Externe Teilnehmer | Externe Teilnehmer können über einen eigenen Link auf das Formular zugreifen. Es wird kein IServ-Konto benötigt. Jede Person, die den Link kennt, kann teilnehmen. |
| Von | Optionales Datum, ab wann das Formular ausgefüllt werden kann |
| Bis | Optionales Datum, bis wann das Formular ausgefüllt werden kann |
Felder
Die Felder sind die eigentlichen Bausteine des Formulars und folgende Typen werden aktuell unterstützt:
| Kurze Antwort | Ein einzeliges Eingabefeld |
|---|---|
| Lange Antwort | Ein mehrzeiliges Eingabefeld |
| Einfachauswahl | Es kann eine Auswahl aus einer Liste von Optionen gewählt werden. |
| Zahl (Ganzzahl) | Nur Ganzahlen sind bei der Eingabe erlaubt. Es können Minimal- und Maximalwerte vorgegeben werden. Die Eingabe kann als Euro oder Prozent deklariert werden. |
| Einfachauswahl (Dropdown) | Wie Einfachauswahl jedoch als platzsparendes Dropdown dargestellt. |
| Mehrfachauswahl | Es können mehrere Auswahlen aus einer Liste von Optionen gewählt werden. |
| Mehrfachauswahl (Dropdown) | Wie Mehrfachauswahl jedoch als platzsparendes Dropdown dargestellt. |
| Bestätigung | Ein einzelnes Bestätigungsfeld ("Checkbox") |
| E-Mail-Adresse | Nur syntaktisch valide E-Mail-Adressen sind erlaubt. Die angegebene Adresse kann für den Versand von Bestätigungs-E-Mails genutzt werden. |
| Telefonnummer | Es wird die Eingabe im Format 012345689 erzwungen. |
| Datum, Zeit oder Datum und Uhrzeit | Es können ein Datum und/oder eine Uhrzeit ausgewählt werden. |
| Datei | Ermöglicht das Hochladen von Dateien beim Ausfüllen. Es können Anzahl, Größe und Dateitypen begrenzt werden. |
| Textblock (Keine Eingabe) | Feld ohne Eingabemöglichkeit; kann aus Überschrift und Text bestehen. |
Abhängig vom gewählten Typ stehen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
| Titel | Der Titel des Feldes bzw. die Überschrift eines Textblocks |
|---|---|
| Beschreibung | Eine optionale Beschreibung, die unter dem Titel angezeigt wird. |
| Obligatorisches Feld | Steuert, ob ein Feld eine Pflichtangabe ist oder nicht. |
| Optionen | Nur für Auswahl-Felder: Liste der möglichen Auswahlen (eine Zeile pro Auswahl) |
Das Modul blendet abhängig vom Typ nicht relevante Einstellungen automatisch aus. Jedes Feld verfügt zudem über eine Reihe von Kontrollmöglichkeiten beim Bearbeiten:
| Nach ganz oben | Schiebt das Feld an den Anfang. |
|---|---|
| Nach oben | Schiebt das Feld eine Position nach oben. |
| Nach unten | Schiebt das Feld eine Position nach unten. |
| Nach ganz unten | Schiebt das Feld ans Ende. |
| Feld duplizieren | Fügt eine Kopie des Feldes an nächster Position ein. |
| Neues Feld nach diesem einfügen | Fügt ein neues Feld an nächster Position ein. |
| Feld entfernen | Entfernt das Feld (kann rückgängig gemacht werden). |
Formular verwalten
Nach dem Erstellen eines Formulars wird dies nicht automatisch für die Teilnehmer freigegeben. Es muss manuell veröffentlicht werden.
In der Detailansicht sehen Sie einen Überblick über alle relevanten Formulardaten. Folgende Aktionen stehen Ihnen in der Detailansicht eines Formulars zur Verfügung:
Bearbeiten |
Wenn das Formular noch nicht veröffentlicht wurde, können Sie es beliebig verändern. Sobald erste Antworten vorliegen, können die Felder nicht mehr bearbeitet werden. |
|---|---|
Veröffentlichen |
Sobald ein Formular veröffentlicht wird, greifen die konfigurierten Regeln zur Freigabe. Wenn keine Einschränkungen definiert sind, kann das Formular sofort genutzt werden. |
Deaktivieren |
Ein veröffentlichtes Formular kann wieder deaktiviert werden. Achtung: Teilnehmer verlieren sofort den Zugriff auf das Formular. |
Antworten |
Zugriff auf die Antworten und Auswertung. |
Vorschau |
Sie können sich eine Vorschau anzeigen lassen, wie das Formular für die Teilnehmer aussieht. |
Öffentlicher Link |
Nur bei externem Zugriff: Die Adresse zur öffentlichen Teilnahme. |
Löschen |
Das Formular wird mitsamt etwaigen Antworten endgültig gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. |
Zudem können Sie auswählen, ob Sie über neue Abgaben per (Push-)Benachrichtigungen und/oder per E-Mail informiert werden möchten. Sie können Genehmigungen verwalten und interne bzw. externe Links in die Zwischenablage kopieren.
Formulardetails
Vorschau
Antworten auswerten
In der Übersicht aller Antworten erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle bisherigen Abgaben. Wenn der Name der Teilnehmerin/des Teilnehmers bekannt ist, wird dieser angezeigt.
Die Auswertung erfolgt abhängig vom Typ der jeweiligen Felder. Text-Antworten werden einzeln angezeigt.
Bei Auswahl-Antworten wird eine grafische Auswertung als Balkendiagramm generiert.
Sollten Sie ein Formular mit Datei-Uploads haben, können Sie diese gesammlt herunterladen. Bei einer großen Menge an Dateien werden diese in mehrere Downloadpakete aufgeteilt.
Alle Ergebnisse können über Exportieren als CSV-Datei heruntergeladen werden.
Über Einzelansicht können die einzelnen Antworten entsprechend getrennt angesehen werden.
Einzelne Antworten können über Löschen entfernt werden.
Liste der Antworten
Einzelansicht
Auswertung der Antworten
Formulare ausfüllen
Interne Formulare
Als Benutzer erhält man über die Navigation eine Übersicht über alle Formulare, die man aktuell ausfüllen kann. Seit dem letzen Besuch neu hinzugekommene Formulare werden entsprechend hervorgehoben. Sie erreichen zudem eine Liste Ihrer bisherigen Abgaben und Anträge. Mit dem entsprechenden Recht gibt es Verweise zu Genehmigungen und zur Verwaltung. Für jedes ausfüllbare Formular werden folgende Informationen angezeigt:
- Name und optionale Zusammenfassung
- Hinweis, wenn ein Formular nur einmalig ausgefüllt werden kann
- Optional: Zielgruppe(n)
- Ein Verweis auf bisherige Abgaben
Über Ausfüllen kommt man zum eigentlichen Formular.
Übersicht
Ausfüllen
Abgaben
Sie können auf alle Ihre bisherigen Abgaben zugreifen und Sie nach Formular oder Zeitraum filtern.
Abgaben
Detailansicht
Anträge
Analog zu den Abgaben von regulären Formularen erhalten Sie hier einen Überblick über alle Ihre laufenden, angenommenen oder abgelehnten Anträge. Sie sehen immer den aktuellen Stand und etwaige Rückmeldungen der zuständigen Personen.
Anträge
Laufender Antrag
Externe Formulare
Für externe Formulare erzeugt das Modul einen speziellen Link, über den man das Formular ausfüllen kann.
Achtung: Jede Person, die diesen Link kennt, kann das Formular ausfüllen.
Externe Teilnahme
Genehmigungen
Formulare können mit einem Genehmigungsprozess verknüpft sein. Nach einer Abgabe – nun Antrag genannt – können Sie einen oder mehrere Schritte durchlaufen. In jedem Schritt besteht die Möglichkeit, dass ein Antrag angenommen oder abgelehnt wird. Die zuständigen Personen können ihre Entscheidung mit einem Kommentar versehen, der beim Antrag eingesehen werden kann. Als Antragsteller(in) erhält man eine E-Mail, sobald eine finale Entscheidung getroffen wurde.
Genehmigungsprozess einrichten
Jedes Formular kann um einen Genehmigungsprozess erweitert werden, solange noch keine Abgaben vorliegen. Dazu müssen Sie erst ein Formular anlegen und dann auf der Detailseite die Genehmigungen hinzufügen. Es können beliebig viele Schritte erstellt werden. Es gibt zwei grundsätzliche Typen:
Typ: Genehmigung
Bei diesem Typen können zuständige Personen einen Antrag annehmen oder ablehnen. Wenn mehrere Personen zuständig sind, genügt die Entscheidung einer Person.
Typ: Kenntnisnahme
Hier werden nach der finalen Entscheidung Zuständige nur über die Abgabe informiert. Das Ergebnis können sie entsprechend einsehen. Dies kann immer nur der letzte Schritt sein.
Aktuell gibt es hier nur eine Benachrichtigung über das IServ-eigene Benachrichtigungssystem. E-Mail-Benachrichtigungen und eine dedizierte Übersicht sind geplant.
Genehmigungsschritte
Ein Antrag durchläuft nacheinander alle definierten Schritte, bis er entweder in einem Schritt abgelehnt wird, oder final angenommen wird. In jedem Schritt werden zuständige Personen per Benachrichtigung informiert.
Typ |
siehe oben |
|---|---|
Titel |
Ein optionaler Titel |
Beschreibung |
Eine optionale Beschreibung |
Genehmigung/Kenntnisnahme durch |
Die für diesen Schritt zuständigen Personen. Es können alle Benutzer und Gruppen ausgewählt werden, die das Verwalten-Recht des Moduls haben. |
Genehmigung verwalten
Anträge genehmigen
Wenn Sie über das Recht Formulare verwalten verfügen und Ihnen Formulare zum Genehmigen zugewiesen sind, kommen Sie über die Hauptseite des Moduls zur Übersicht über
alle ausstehenden oder erledigten Anträge. Die Anzahl offener Anträge wird Ihnen per Zahl mit in der Hauptnavigation und auf der Hauptseite angezeigt.
Ausstehende Anträge
Erledigte Anträge
In der Detailansicht sehen Sie den Verlauf des Genehmigungsprozesses und bei laufenden Anträgen ein Formular für Ihre Entscheidung, wenn Sie dafür zuständig sind.
Ausstehender Antrag
