Formulare für IServ

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Installation

Das Modul kann bequem über die Paketverwaltung Ihres IServs installiert werden. Die Installation ist nur mit einer Lizenz möglich. Wenden Sie sich an den Support von IServ, wenn Sie Probleme mit der Installation haben. Das Paket wird wie alle IServ-Pakete auch automatisch aktualisiert.

Rechte

Das Modul bietet folgendes Recht:

Formulare verwalten
Benutzer mit diesem Recht dürfen eigene Formulare erstellen und können als Verwalter bei von anderen erstellten Formularen eingetragen werden.

Grundlagen

Das Modul erlaubt das Erstellen von individuellen Formularen mit unterschiedlichen Zielgruppen und Einsatzzwecken:

  • - Formulare für interne Teilnehmer (Ideensammlung, Projektanmeldung, Anträge etc.)
  • - Formulare für externe Teilnehmer ohne IServ-Account (Anmeldungen, Datenschutzabfragen etc.)
  • - Formulare für Eltern (geplant)
  • - Ein- und mehrmalig ausfüllbare Formulare
  • - Zeitgesteuerte Formulare

Formulare verwalten

Über die Navigation Formulare und dann Verwalten kommen Sie in den Verwaltungsbereich des Moduls. Dort können Sie Formular hinzufügen und alle verwalten, die Sie erstellt haben oder die Ihnen freigegeben wurden.

Verwaltungsübersicht Verwaltungsübersicht

Formular hinzufügen

Ein Formular besteht aus vier Komponenten:

FormularTitel, Beschreibung etc.
VerwaltenEinstellungen wer das Formular verwalten darf.
TeilnehmerEinstellungen wer das Formular ausfüllen darf.
FelderDie eigentlichen Felder bzw. Fragen des Formulars
Formular Formular

Formular

TitelDer Titel/Name des Formulars.
ZusammenfassungDie Zusammenfassung wird registrierten Benutzern auf der Formularübersichtsseite angezeigt.
BeschreibungDie formatierbare Beschreibung des Formulars wird beim Ausfüllen zuoberst angezeigt.
Einmalig ausfüllenStandardmäßig können Formulare mehrfach ausgefüllt werden. Sie können einschränken, dass das Formular nur einmal ausgefüllt werden kann. Bitte beachten Sie, dass dies nicht für externe Teilnehmer möglich ist.

Verwalten

Sie können festlegen, welche Benutzer dieses Formular verwalten können. Standardmäßig hat nur der Eigentümer vollen Zugriff auf dieses Formular. Sie haben die Wahl, ob Sie Ihr Formular allen Benutzern mit dem Recht Formulare verwalten zur Verwaltung freigeben möchten oder einer bestimmten Auswahl an Benutzern oder Gruppen. Benutzer und Gruppen müssen über das entsprechende Recht verfügen.

Verwalten freigeben anAuswahl aus Nur Besitzer, Alle privilegierten Benutzer oder Folgende privilegierten Benutzer und Gruppen.
Verwaltende Benutzer und GruppenNur auszuwählen wenn obiger Punkt auf Folgende privilegierten Benutzer und Gruppen steht.
Achtung: Bitte achten Sie darauf, dass Sie Formular nicht so bearbeiten, dass Sie sich selbst das Recht nehmen, das Formular zu verwalten. Die Änderung wird aktuell ohne Nachfrage durchgeführt und Sie landen anschließend auf einer Fehlerseite!

Teilnehmer

Ihnen steht eine Reihe von Optionen zur Verfügung, mit denen Sie einstellen können, wer ein Formular ausfüllen darf. Sie können Formulare für alle Benutzer, für bestimmte Gruppen und/oder für externe Teilnehmer freigeben. Zudem kann eine automatische Zeitsteuerung aktiviert werden.

Interne TeilnehmerAuswahl aus keine, Ja, alle Benutzer oder Ja, beschränkt auf folgende Gruppen.
GruppenNur auszuwählen wenn obiger Punkt auf Ja, beschränkt auf folgende Gruppen steht.
Externe TeilnehmerExterne Teilnehmer können über einen eigenen Link auf das Formular zugreifen. Es wird kein IServ-Konto benötigt. Jeder, der den Link kennt, kann teilnehmen.
VonOptionales Datum ab wann das Formular ausgefüllt werden kann
BisOptionales Datum bis wann das Formular ausgefüllt werden kann

Felder

Die Felder sind die eigentlichen Bausteine des Formulars und folgende Typen werden aktuell unterstützt:

Kurze AntwortEin einzeliges Eingabefeld
Lange AntwortEin mehrzeiliges Eingabefeld
EinfachauswahlEs kann eine Auswahl aus einer Liste von Optionen gewählt werden.
Einfachauswahl (Dropdown)Wie Einfachauswahl jedoch als platzsparendes Dropdown dargestellt.
MehrfachauswahlEs können mehrere Auswahlen aus einer Liste von Optionen gewählt werden.
Mehrfachauswahl (Dropdown)Wie Mehrfachauswahl jedoch als platzsparendes Dropdown dargestellt.
BestätigungEin einzelnes Bestätigungsfeld ("Checkbox")
TextblockFeld ohne Eingabemöglichkeit, kann aus Überschrift und Text bestehen.

Abhängig vom gewählten Typ stehen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

TitelDer Titel des Feldes bzw. die Überschrift eines Textblocks
BeschreibungEine optionale Beschreibung, die unter dem Titel angezeigt wird.
Obligatorisches FeldSteuert ob ein Feld eine Pflichtangabe ist oder nicht.
OptionenNur für Auswahl-Felder: Liste der möglichen Auswahlen (eine Zeile pro Auswahl)

Das Modul blendet abhängig vom Typ nicht relevante Einstellungen automatisch aus. Jedes Feld verfügt zudem über eine Reihe von Kontrollmöglichkeiten beim Bearbeiten:

Nach obenSchiebt das Feld eine Position nach oben.
Nach untenSchiebt das Feld eine Position nach unten.
Feld duplizierenFügt eine Kopie des Feldes an nächster Position ein.
Feld entfernenEntfernt das Feld (kann rückgängig gemacht werden).

Formular verwalten

Nach dem Erstellen eines Formulars wird dies nicht automatisch für die Teilnehmer freigegeben. Es muss manuell veröffentlicht werden.

Folegende Aktionen stehen Ihnen in der Detailansicht eines Formulars zur Verfügung:

Bearbeiten Wenn das Formular noch nicht veröffentlicht wurde, können Sie es beliebig verändern. Sobald erste Antworten vorliegen, können die Felder nicht mehr bearbeitet werden.
Veröffentlichen Sobald ein Formular veröffentlicht wird, greifen die konfigurierten Freigaberegeln. Wenn keine Einschränkungen definiert sind, kann das Formular sofort genutzt werden.
Deaktivieren Ein veröffentlichtes Formular kann wieder deaktiviert werden. Achtung: Teilnehmer verlieren sofort den Zugriff auf das Formular.
Antworten Zeigt eine Auswertung bzw. Einzelansichten der Antworten
Vorschau Sie können sich eine Vorschau anzeigen lassen, wie das Formular für die Teilnehmer aussieht.
Löschen Das Formular wird mitsamt etwaigen Antworten endgültig gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Formulardetails Formulardetails
Vorschau Vorschau

Antworten

Die Übersicht der Antworten zeigt eine automatische Auswertung dieser. Die Auswertung erfolgt abhängig vom Typ der jeweiligen Felder. Text-Antworten werden einzeln angezeigt. Bei Auswahl-Antworten wird eine grafische Auswertung als Balkendiagramm generiert. Alle Ergebnisse können über Exportieren als CSV-Datei heruntergeladen werden. Über Einzelansicht können die einzelnen Antworten entsprechend getrennt angesehen werden. Wenn der Name der Teilnehmerin/des Teilnehmers bekannt ist, wird dieser angezeigt. Einzelne Antworten können über Löschen entfernt werden.

Auswertung der Antworten Auswertung der Antworten
Einzelansicht Einzelansicht

Formulare ausfüllen

Interne Formulare

Als Benutzer erhält man über die Navigation eine Übersicht über alle Formulare, die man aktuell ausfüllen kann. Seit dem letzen Besuch neu hinzugekommene Formulare werden entsprechend hervorgehoben. Folgende Informationen werden angezeigt:

  • Name und optionale Zusammenfassung
  • Hinweis, wenn ein Formular nur einmalig ausgefüllt werden kann
  • Optional: Zielgruppe(n)
  • Ersteller

Über Ausfüllen kommt man zum eigentlichen Formular.

Übersicht Übersicht
Ausfüllen Ausfüllen

Externe Formulare

Für externe Formulare erzeugt das Modul einen speziellen Link, über den man das Formular ausfüllen kann.

Achtung: Jeder, der diesen Link kennt, kann das Formular ausfüllen.
Externe Teilnahme Externe Teilnahme